Privacyverklaring

StudioMatch V.O.F. respecteert je privacy. In deze privacyverklaring leggen we uit welke persoonsgegevens we verwerken wanneer je studiomatch.nl en het StudioMatch-platform gebruikt, waarom we dat doen, met wie we gegevens delen, hoe lang we gegevens bewaren en welke privacyrechten je hebt.

1. Wie is verantwoordelijk voor je persoonsgegevens?

De verwerkingsverantwoordelijke voor de persoonsgegevens die in deze privacyverklaring worden beschreven is:

Voor privacyvragen en verzoeken kun je contact opnemen via info@studiomatch.nl.

2. Op wie en waarop is deze privacyverklaring van toepassing?

Deze privacyverklaring geldt voor bezoekers van studiomatch.nl, personen die een account aanmaken, huurders, particuliere en zakelijke verhuurders, contactpersonen van bedrijven en andere personen van wie StudioMatch persoonsgegevens verwerkt in verband met het Platform.

De Algemene Voorwaarden regelen de contractuele relatie en de boekingsregels. Het Cookiebeleid bevat meer technische informatie over cookies en vergelijkbare technieken. Bij tegenstrijdigheid over privacy geldt deze privacyverklaring voor de verwerking van persoonsgegevens.

3. Welke persoonsgegevens verwerken we?

3.1 Account- en contactgegevens

• naam, e-mailadres en eventueel telefoonnummer;
• account- en inloggegevens en informatie die nodig is om je sessie te beveiligen;
• informatie die je verstrekt via het contactformulier of bij contact met StudioMatch.

3.2 Bedrijfs- en factuurgegevens

• bedrijfsnaam, factuuradres en contactpersoon, wanneer je zakelijke gegevens verstrekt;
• KvK-nummer, btw-identificatienummer en andere zakelijke identificatiegegevens wanneer die voor de dienstverlening, facturatie of wettelijke verplichtingen nodig zijn;
• de keuze of registratie als particuliere of zakelijke verhuurder.

3.3 Boekings-, betaal- en transactiegegevens

• de gekozen studio, datum, starttijd, duur, eventuele engineer of andere aanvullende dienst en boekingsstatus;
• prijs, servicekosten, btw, factuur- en betalingsgegevens, restituties, chargebacks en uitbetalingsstatus;
• transactie- en betalingsidentificatoren die we van Stripe ontvangen. StudioMatch bewaart in beginsel geen volledige betaalkaartgegevens wanneer Stripe deze rechtstreeks verwerkt.

3.4 Gegevens van verhuurders en studio-advertenties

• naam, bedrijfsnaam en contactgegevens van de verhuurder;
• studioadres, omschrijving, foto’s, apparatuur, voorzieningen, huisregels, beschikbaarheid en tarieven;
• gegevens over boekingen en uitbetalingen van de studio;
• inhoud die de verhuurder bewust openbaar maakt via een live advertentie.

3.5 Identiteits-, verificatie- en fiscale gegevens

• voor zover nodig voor Stripe Connect, uitbetalingen, fraudepreventie of wettelijke verificatie: naam, adres, geboortedatum en bank- of uitbetalingsgegevens;
• voor zover wettelijk vereist voor DAC7 en andere fiscale regels: fiscaal identificatienummer (TIN), btw-nummer, KvK- of registratienummer en gegevens over de verhuurde onroerende zaak;
• gegevens over relevante activiteiten, tegenprestaties, aantallen transacties en opbrengsten per periode voor zover deze wettelijk moeten worden gerapporteerd.

3.6 Meldingen, klachten, schade en geschillen

• boekingsnummer, toelichting, correspondentie en status van de melding;
• foto’s, video’s, offertes, facturen, berichten of andere bewijsstukken die een huurder of verhuurder aanlevert;
• gegevens die noodzakelijk zijn om een probleem, schadeclaim, klacht, betalingsgeschil of juridische aanspraak te behandelen.

3.7 Technische en beveiligingsgegevens

• IP-adres, datum en tijd van verzoeken, browser- en apparaatinformatie en technische server- of beveiligingslogs;
• cookies en vergelijkbare technische gegevens die nodig zijn voor inloggen, beveiliging en het onthouden van de cookiemelding;
• technische informatie die bij het laden van kaartmateriaal of betaalfunctionaliteit aan Esri of Stripe wordt doorgegeven;
• bij het openen van de contactpagina of het gebruiken van het contactformulier: IP-adres, browser- en apparaatgegevens, technische verzoekgegevens en interactiegegevens die door Google reCAPTCHA kunnen worden verwerkt voor spam-, fraude- en misbruikpreventie.

3.8 Bijzondere of gevoelige gegevens

StudioMatch vraagt niet om bijzondere categorieën persoonsgegevens, zoals gezondheidsgegevens, religie of politieke opvattingen. Upload zulke gegevens niet tenzij dat echt noodzakelijk is voor een concrete melding of claim. Als dergelijke gegevens incidenteel worden ontvangen, beperken we de verwerking tot wat noodzakelijk en wettelijk toegestaan is.

4. Van wie ontvangen we persoonsgegevens?

De meeste gegevens ontvangen we rechtstreeks van jou. Daarnaast kunnen gegevens afkomstig zijn van:

• de andere partij bij een boeking, bijvoorbeeld wanneer een huurder of verhuurder een probleem- of schademelding doet;
• Stripe of Stripe Connect, bijvoorbeeld betalingsstatussen, verificatie- en uitbetalingsinformatie;
• Google reCAPTCHA, bijvoorbeeld een beveiligings- of risico-inschatting en technische informatie over de interactie met het contactformulier;
• onze eigen website, server- en beveiligingssystemen, bijvoorbeeld technische logs;
• overheidsinstanties of bevoegde autoriteiten wanneer dat voor een wettelijke verplichting of correctie noodzakelijk is.

Wanneer je foto’s, video’s of andere informatie over derden uploadt, ben je er zelf verantwoordelijk voor dat je die informatie rechtmatig met StudioMatch mag delen.

5. Waarom verwerken we gegevens en op welke grondslag?

StudioMatch verwerkt persoonsgegevens alleen wanneer daarvoor een geldige grondslag bestaat. De belangrijkste verwerkingen zijn:

Als StudioMatch zich beroept op een gerechtvaardigd belang, gaat het met name om de beveiliging en betrouwbare werking van het Platform, het voorkomen van fraude en misbruik, bedrijfsvoering, ondersteuning en het kunnen instellen, uitoefenen of onderbouwen van rechtsvorderingen. We wegen deze belangen af tegen jouw privacybelangen.

Wanneer verwerking berust op toestemming, kun je die toestemming voor de toekomst intrekken. Intrekking maakt eerdere, rechtmatige verwerking niet onrechtmatig.

6. Welke informatie is openbaar of wordt tussen gebruikers gedeeld?

Studio-advertenties zijn bedoeld om openbaar op het Platform te worden getoond. Informatie zoals de studiobeschrijving, foto’s, locatiegegevens en - voor zover het Platform dit toont - het studioadres, voorzieningen, apparatuur, tarieven en huisregels kan daarom zichtbaar zijn voor bezoekers.

Bij een boeking deelt StudioMatch alleen gegevens tussen huurder en verhuurder die redelijkerwijs nodig zijn voor uitvoering en administratie van de boeking. Een verhuurder kan bijvoorbeeld naam, boekingsgegevens, contactgegevens en waar nodig factuurgegevens van de huurder ontvangen. De huurder ontvangt relevante informatie over de studio en de verhuurder, waaronder informatie die wettelijk vóór de boeking moet worden verstrekt.

Een verhuurder die persoonsgegevens van een huurder ontvangt, kan voor eigen wettelijke administratie of facturatie zelfstandig verwerkingsverantwoordelijke zijn. De Algemene Voorwaarden beperken het gebruik van deze gegevens tot de boeking, administratie, geschilafhandeling, wettelijke verplichtingen en andere rechtmatige doeleinden.

7. Met welke externe partijen delen we gegevens?

StudioMatch verkoopt geen persoonsgegevens. We delen gegevens alleen wanneer dat nodig is voor de dienstverlening, beveiliging, administratie of een wettelijke verplichting.

Voor zover een dienstverlener als verwerker optreedt, legt StudioMatch passende afspraken over gegevensbescherming vast. Een leverancier kan daarnaast voor bepaalde eigen wettelijke of veiligheidsdoeleinden zelfstandig verwerkingsverantwoordelijke zijn.

8. Doorgifte buiten de Europese Economische Ruimte

Sommige externe dienstverleners zijn internationale organisaties of kunnen gegevens buiten de Europese Economische Ruimte (EER) verwerken. Als persoonsgegevens buiten de EER worden doorgegeven, gebruikt StudioMatch of de betreffende leverancier waar vereist een geldige doorgiftegrond, zoals een adequaatheidsbesluit, het EU-VS Data Privacy Framework (voor gecertificeerde organisaties) of de modelcontractbepalingen van de Europese Commissie (Standard Contractual Clauses).

Stripe, Mailgun/Sinch, Esri en Google reCAPTCHA/Google Cloud publiceren informatie over hun internationale doorgiftemechanismen in hun eigen privacy- en gegevensbeschermingsdocumentatie. Welke locaties feitelijk worden gebruikt kan mede afhangen van het product en de technische configuratie.

9. Cookies en vergelijkbare technieken

StudioMatch gebruikt momenteel geen Google Analytics, Google Tag Manager, Hotjar, Plausible, Meta Pixel of vergelijkbare analytics-, marketing- of advertentietrackingdiensten. Op het contactformulier gebruiken we wel Google reCAPTCHA als beveiligingsdienst tegen geautomatiseerde spam, fraude en misbruik. Wanneer je de contactpagina opent of het formulier gebruikt, kan reCAPTCHA technische gegevens verwerken en cookies of vergelijkbare technieken gebruiken, waaronder de reCAPTCHA-cookie _grecaptcha. StudioMatch gebruikt reCAPTCHA niet voor webanalyse, marketingprofilering of advertenties.

Een normale ingelogde sessie verloopt na 120 minuten inactiviteit. Als je kiest voor “Ingelogd blijven”, kan de login maximaal 400 dagen worden onthouden. De cookievoorkeur wordt maximaal 12 maanden bewaard. Meer details, waaronder informatie over Stripe, Esri en Google reCAPTCHA, staan in het Cookiebeleid van StudioMatch. Voor zover voor een bepaalde cookie of vergelijkbare techniek voorafgaande toestemming wettelijk vereist is, wordt die toestemming gevraagd voordat die techniek wordt geplaatst of geactiveerd.

10. Hoe lang bewaren we persoonsgegevens?

We bewaren persoonsgegevens niet langer dan nodig is voor het doel waarvoor ze zijn verzameld, tenzij een wettelijke verplichting of gerechtvaardigde noodzaak een langere termijn vereist. Waar een exacte termijn niet vooraf kan worden vastgesteld, gebruiken we de onderstaande criteria.

10.1 Account verwijderen

Wanneer een account wordt verwijderd, eindigt de normale toegang tot het account. Accountgegevens, advertenties, studio’s, roosters, foto’s en andere gegevens die niet meer nodig zijn worden verwijderd of waar passend

geanonimiseerd. Historische boekings-, factuur-, transactie- en fiscale gegevens worden technisch losgekoppeld van het actieve account en alleen geanonimiseerd voor zover dit verenigbaar is met fiscale bewaarplichten, DAC7, betalingsafhandeling en de behandeling van geschillen of claims.

Gegevens die wettelijk in identificeerbare vorm moeten worden bewaard, blijven gedurende de toepasselijke termijn bewaard. Verwijdering van een account betekent daarom niet dat elk gegeven onmiddellijk uit alle administratieve systemen kan worden gewist.

11. DAC7 en fiscale rapportage

StudioMatch kan als platformexploitant wettelijk verplicht zijn gegevens over verhuurders en relevante activiteiten te verzamelen, te controleren, te bewaren en aan de Belastingdienst of andere bevoegde belastingautoriteiten te rapporteren. Dit kan onder meer gelden voor verhuur van onroerend goed en persoonlijke diensten, zoals een via de verhuurder aangeboden engineer.

Voor zover StudioMatch gegevens over een verhuurder rapporteert, kan StudioMatch verplicht zijn die verhuurder uiterlijk op 31 januari van het volgende kalenderjaar een overzicht te verstrekken van de gerapporteerde gegevens en tegenprestaties. Het feit dat gegevens worden gerapporteerd betekent niet automatisch dat over de betreffende inkomsten belasting verschuldigd is.

12. Beveiliging

StudioMatch neemt passende technische en organisatorische maatregelen om persoonsgegevens te beschermen tegen verlies, ongeoorloofde toegang, wijziging, openbaarmaking en andere onrechtmatige verwerking. Daarbij kunnen onder meer beveiligde verbindingen (HTTPS/TLS), toegangsbeperkingen, authenticatie, technische logging, updates, back-ups, Google reCAPTCHA ter bescherming van het contactformulier en maatregelen van onze hosting- en betalingsproviders worden gebruikt.

Geen enkele internetdienst kan absolute veiligheid garanderen. Bij een beveiligingsincident of datalek handelt StudioMatch volgens de toepasselijke wettelijke meld- en documentatieverplichtingen.

13. Geautomatiseerde besluitvorming en profilering

StudioMatch gebruikt momenteel geen uitsluitend geautomatiseerde besluitvorming die voor jou rechtsgevolgen heeft of je op vergelijkbare wijze aanzienlijk treft in de zin van artikel 22 AVG.

Zoekresultaten en uitgelichte studio’s worden wel automatisch geordend volgens de werking van het Platform, bijvoorbeeld op publicatiedatum of afstand wanneer een locatie is ingevoerd. Deze rangschikking is geen besluit met een juridisch of vergelijkbaar aanzienlijk gevolg. Moderatiebeslissingen in de huidige MVP worden in beginsel door mensen beoordeeld.

14. Welke gegevens moet je verplicht verstrekken?

Sommige persoonsgegevens zijn nodig om een account, boeking, betaling of uitbetaling uit te voeren of om aan wettelijke verplichtingen te voldoen. Als je noodzakelijke gegevens niet verstrekt, kan StudioMatch de betreffende functie mogelijk niet aanbieden.

• Zonder noodzakelijke account- en contactgegevens kan geen volledig account of boeking worden uitgevoerd.
• Zonder benodigde betaalgegevens kan een betaling of restitutie niet worden verwerkt.
• Een verhuurder die noodzakelijke Stripe Connect-, identificatie- of fiscale gegevens niet verstrekt, kan mogelijk geen boekingen accepteren of uitbetalingen ontvangen.
• Wanneer gegevens wettelijk nodig zijn voor DAC7 of fiscale administratie, kan StudioMatch verplicht zijn de functionaliteit te beperken totdat de vereiste informatie beschikbaar en voldoende geverifieerd is.

15. Jouw privacyrechten

Voor zover de AVG van toepassing is, kun je afhankelijk van de omstandigheden de volgende rechten uitoefenen:

• inzage in de persoonsgegevens die StudioMatch over jou verwerkt;
• rectificatie of aanvulling van onjuiste of onvolledige gegevens;
• verwijdering van gegevens wanneer aan de wettelijke voorwaarden is voldaan;
• beperking van de verwerking;
• bezwaar tegen verwerking die is gebaseerd op een gerechtvaardigd belang;
• gegevensoverdraagbaarheid voor daarvoor in aanmerking komende gegevens;
• intrekking van toestemming voor toekomstige verwerking wanneer toestemming de grondslag is;
• informatie over ontvangers aan wie correcties, verwijderingen of beperkingen zijn doorgegeven, voor zover de wet dat vereist. Stuur je verzoek naar info@studiomatch.nl. We kunnen aanvullende informatie vragen om je identiteit te controleren, maar vragen niet meer dan noodzakelijk. We reageren in beginsel binnen één maand. In complexe gevallen kan deze termijn onder de AVG met maximaal twee maanden worden verlengd; dan informeren we je binnen de eerste maand.

Het recht op verwijdering is niet absoluut. StudioMatch kan gegevens bijvoorbeeld blijven bewaren wanneer dat noodzakelijk is vanwege een wettelijke bewaarplicht, DAC7, een betalingsgeschil of het instellen, uitoefenen of onderbouwen van een rechtsvordering.

16. Klachten

Heb je een klacht over hoe StudioMatch met persoonsgegevens omgaat? Neem dan eerst contact op via info@studiomatch.nl. Je hebt daarnaast het recht een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

Autoriteit Persoonsgegevens

17. Minderjarigen

StudioMatch richt zich niet specifiek op kinderen en voert momenteel geen standaard leeftijdscontrole uit. De Algemene Voorwaarden bepalen dat een gebruiker bevoegd moet zijn om de overeenkomst aan te gaan en, wanneer voor een minderjarige toestemming van een wettelijke vertegenwoordiger nodig is, de gebruiker verantwoordelijk is voor het verkrijgen daarvan.

Denk je dat StudioMatch persoonsgegevens van een minderjarige verwerkt zonder passende rechtsgrond of toestemming waar die nodig is? Neem dan contact op via info@studiomatch.nl. We onderzoeken het verzoek en verwijderen gegevens voor zover dat wettelijk mogelijk en vereist is.

18. Wijzigingen in deze privacyverklaring

StudioMatch kan deze privacyverklaring aanpassen wanneer de dienstverlening, techniek, leveranciers of wetgeving veranderen. De meest actuele versie wordt op studiomatch.nl gepubliceerd. Bij wezenlijke wijzigingen informeren we gebruikers op een passende manier wanneer dat wettelijk vereist of redelijkerwijs nodig is.

19. Meer informatie over onze dienstverleners

• Stripe Privacy Center
• Mailgun / Sinch Privacy Policy
• Esri Privacy Statement
• Google reCAPTCHA / Google Cloud reCAPTCHA-documentatie
• Eazyonline Privacybeleid
• StudioMatch Cookiebeleid

20. Contact

Voor vragen over deze privacyverklaring, de verwerking van je persoonsgegevens of het uitoefenen van je privacyrechten kun je contact opnemen met:

StudioMatch V.O.F.
Harm Koningstraat 41
7742 LR Coevorden
Nederland
KvK 94893527
E-mail: info@studiomatch.nl